デザイン作業の前の原稿整理に利用したい表計算

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表計算(Google スプレッドシートやExcel)は単に表としてテキストを扱うのではありません。

校正の修正管理を「データベース」として扱えば、「フィルター」機能で未反映のものだけを表示し、進捗が明快になります。

データベースとして扱うためには

  • 空行を入れないこと
  • 空の列も厳禁
  • 見出しとなる1行目には空のセルを作らない
  • どの1行を抜き出してもよいように省略しない

このように作ると、1行単位で文字列を「セット」としてソート(並び替え)できます。

人間にとってやさしい表

データベースになっているかどうかでいうと好ましくないのが次のような表。

ぱっと見にはわかりやすくて人間にはやさしいですが、これを使って何かをしようとするときの発展性がありません。

副次的なメリット

表として整理することで、ヌケモレが見つけやすくなるだけでなく、

  • 目視でテキストの量の差がわかる
  • 「関数」機能を使うことで文字数をカウントできる
  • 数字が入るべきセルに文字列が入っていたり、指定文字数以上、想定する数値以上のセルなどに、アラートとして色を付けることができる

冒頭で紹介したフィルター(条件による絞り込み)は複数の条件で行えます。

最も避けたいのが「セル結合」

データベースとして扱う上で避けたいのが「セル結合。

Excelをお使いであれば、[選択範囲内で中央]を使いましょう。Mac版のExcel 2011年でも使えます。

Google スプレッドシートには、残念ながら[選択範囲内で中央]はありません。

具体例

  • A:人間にはやさしい表ですが、「あ行」などを除くはも面倒です。
  • B:「カテゴリ」を1列追加することで「B'」のようにフィルターすることはできますが、スマートとは言えません。
  • C:このようにするのがデータベース的な考え方での落としどころです。